Let's connect

Categorie: Blog

Categorieën
Blog Integraties

Efficiënte Digitalisering van Documentstromen voor Bedrijven

Digitalizing documentflow

Efficiënte Digitalisering van Documentstromen voor Bedrijven

Digitalizing documentflow

Veel bedrijven verwerken dagelijks heel wat inkomende documenten die niet (digitaal) passen binnen de interne workflows. Dit kunnen PDF- of Excel-bestanden zijn van bestellingen, geschreven werkbonnen, bevestigingen van orderbevestigingen of inkooporders.

Handmatige verwerking van periodiek terugkerende documenten kan zeer tijdrovend zijn. Het digitaliseren van deze documentstromen kan aanzienlijke kostenbesparingen opleveren en voorkomt fouten die ontstaan bij het handmatig invoeren van gegevens in de systemen van je organisatie.

Populaire Bestandsformaten voor Document Digitalisering

Het meest gebruikte documenttype is de automatisch gegenereerde PDF die via e-mail wordt ontvangen. Dit type PDF is over het algemeen zeer betrouwbaar vanwege de consistente opmaak, waardoor het gemakkelijk leesbaar is en dus zeer geschikt voor digitale verwerking. Een andere bekende versie is de PDF die ontstaat uit een gescand document dat wordt doorgestuurd. De kwaliteit van dit document is leesbaar voor mensen, maar kan voor systemen veel uitdagender zijn. Je bent afhankelijk van de kwaliteit van het originele document en de gebruikte scanner. Veelvoorkomende problemen zijn scheve of gedraaide pagina’s en de leesbaarheid van de tekst.

Excel-sheets (of afdrukken daarvan) worden vaak gebruikt als output om extern te delen. Naast de gebruikte opmaak zijn Excel-sheets relatief gemakkelijk te verwerken, mits ze in een bruikbare structuur zijn opgebouwd.

Andere types documenten hebben een JSON- of XML-formaat. Omdat dit type voorbereid is op geautomatiseerde verwerking zijn ze eenvoudig leesbaar voor systemen maar minder leesbaar voor ons als mens. Ze worden vaak automatisch gegenereerd door een systeem en naast de PDF verstuurd, bijvoorbeeld bij facturen.

Al deze verschillende soorten documenten zijn gemakkelijk te gebruiken voor de verzender van het bestand, maar aan de ontvangende kant vaak niet, omdat dit handmatige verwerking in de systemen van de ontvanger betekent.

Welke soorten tools zijn er?

Tools die automatisch gegenereerde PDF-documenten kunnen verwerken

Met een eenvoudige conversie van PDF naar XML worden de bestanden beschikbaar voor verdere geautomatiseerde verwerking. De betekenis van de datacomponenten wordt per verzender in een sjabloon als XML-uitvoer gedefinieerd.

Tools die gescande documenten verwerken.

AI-gedreven tools kunnen een profiel opstellen per type document (verkooporder, factuur, picklijst, enz.). Dit profiel is gebaseerd op bulkinput om de AI te helpen hun kennisbasis op te bouwen voor de vereiste data-elementen en hun betekenis. Deze oplossing kan ook worden gebruikt op de PDF-bestanden in de eerste categorie, maar de verwerkingskosten per document zullen relatief hoog zijn in vergelijking met de tools die in de eerste categorie worden genoemd.

Selectie van de juiste tool

Het selecteren van de juiste tool gebeurt het beste op basis van het volume per documenttype en de (eenmalige) tijd die de tool nodig heeft om het sjabloon te maken.

Verwerking van automatisch gegenereerde PDF

€ 0,20 per document*

Verwerking van gescande PDF’s

€ 0,5 – € 1,00 per document*

* Indicatieve prijzen. De werkelijke prijs hangt af van tool, volume, etc…

Hoe groter het volume van documenten, hoe lager de prijs per document zal zijn. De beste vergelijking krijgen we wanneer we deze kost per pagina vergelijken met de handmatige verwerking van deze documenten.

Rekenvoorbeeld

Ter illustratie hebben we een rekenvoorbeeld uitgewerkt. De bedragen zijn indicatief en kunnen in de realiteit afwijken.

Wanneer een administratief bediende 250 documenten per maand verwerkt aan gemiddeld 5min per document, neemt dit ongeveer 20u per maand in beslag. Wanneer we een uurtarief van  € 20 per uur hanteren* dan kost de verwerking van deze documenten +/- € 400 per maand.

Het verwerken van 250 automatisch gegenereerde PDF documenten aan € 0,20 per document heeft een kost van € 50.

Het verwerken van 250 gescande PDF documenten aan € 0,5 per document heeft een kost van € 125.

Afhankelijk van het type document wat er verwerkt moet worden kan je tussen de € 275 en € 350 per maand uitsparen. Zelfs al zou er nog een manuele interventie op 50% van de documenten nodig zijn blijft de automatische verwerking  een interessante piste om te bekijken.

* Bron: https://www.jobat.be/nl/art/hoeveel-verdient-een-administratieve-job

Automatische verwerking

De werkelijke tijdsbesparingen kunnen worden gerealiseerd wanneer zoveel mogelijk inkomende documenten herkend, geconverteerd, al dan niet verrijkt, en verwerkt kunnen worden in de (ERP) applicatie zonder menselijke tussenkomst.

De stappen in het proces zijn:

  1. Het lezen van de locatie van de bestanden: mailbox, FTP of een andere bron
  2. Het verzenden van het document naar de externe verwerker
  3. Het ontvangen van het geconverteerde resultaat
  4. Optioneel: verrijking* vanuit andere bronnen.
  5. Het mappen** om aan de vereiste berichtstructuur van de bestemming te voldoen
  6. Het importeren van de gegevens in de (ERP) applicatie (bestemming)

* Verrijking:
Met verrijking bedoelen we dat de informatie die uit het geconverteerde resultaat kan worden aangevuld met extra  informatie uit andere systemen. Denk hier bv. aan een artikelnummer/omschrijving die de klant hanteert vanuit zijn eigen systemen verrijkt wordt met het interne artikelnummer/omschrijving of  het interne klantnummer van de klant etc…
Ons platform SoftwareConnetor (powered by Dovetail) laat het toe om meerdere systemen te koppelen én informatie uit te lezen uit deze systemen waardoor we al deze data kunnen gebruiken voor  de verrijking van de informatie die we uit de geconverteerde documenten terugkrijgen.
** Mappen:
Met mappen bedoelen we het koppelen van de informatie van het geconverteerde document (klantnaam, artikelnummer, …) met de velden in de (ERP) applicatie. Zo kan de informatie uit het geconverteerde document rechtstreeks en automatisch ingegeven worden in de (ERP) applicatie zonder menselijke tussenkomst.

De verwerking van een automatisch (computer) gegenereerde PDF

In dit voorbeeld wordt de PDF via mail ingeladen maar dit kan ook via een FTP server of andere bron gebeuren.

De verwerking van gescande PDF

Het proces is zeer vergelijkbaar met de automatisch gegenereerde PDF. Het verschil zit hem in de tools die je nodig hebt om de PDF te converteren naar een “leesbare” tekst voor de computer.

Creëer een virtuele FTE door slimme automatisering

Door bestaande en bewezen technologie slim in te zetten op de werkvloer kan je heel wat manuele processen automatiseren. Zo bespaar je niet enkel op geld maar creëer je vooral tijd & ruimte bij je (administratieve) medewerkers. In een tijd waar de War for Talent harder woedt dan ooit te voren kan slimme automatisering een stuk van de oplossing zijn.

Benieuwd wat Younify voor jou kan betekenen?

Neem dan gerust contact met ons op!

 

Tel: +32 (0)89 821 203

E-mail: info@younify.be

 

Plan een kennismakingsgesprek

Delen

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on email
Bekijk alle blogberichten

Meer blogerichten.

Categorieën
Blog

Microsoft Bookings

Microsoft Bookings

Het beheren van een drukke en snel veranderende agenda kan een uitdaging zijn. Microsoft Bookings biedt een oplossing door anderen in staat te stellen om zelfstandig een afspraak in te plannen tijdens de vrije momenten die jij hebt vastgesteld. Zo behoud je de controle en optimaliseer je je tijd.

Ken je het scenario waar een klant vraagt om enkele data door te geven om een afspraak in te plannen? Je gaat op zoek naar vrije momenten in je agenda, geeft ze door en na enkele dagen stelt de klant net dat moment voor wat ondertussen alweer ingenomen is. Herkenbaar? Dan is Microsoft Bookings een oplossing voor jou!
Met Microsoft Bookings stel je jouw agenda open aan derden om een afspraak in te plannen op de vrije momenten die jij bepaald. Benieuwd hoe je dit doet? Lees dan verder.

Van start met Microsoft Bookings

Microsoft Bookings is beschikbaar met de volgende abonnementen:
  • Office 365: A3, A5, E1, E3, E5, F1, F3
  • Microsoft 365: A3, A5, E3, E5, F1, F3, Business Basic, Business Standard, Business Premium
Houd er rekening mee dat Bookings niet beschikbaar is als een standalone app. Outlook Web App of Outlook op het web moet ingeschakeld zijn om Bookings te gebruiken, aangezien het gegevens opslaat binnen Outlook. Om te starten surf je naar https://outlook.office.com/bookings en log in met je Microsoft account. Je komt nu op je Persoonlijke reserveringspagina. Klik op Ga naar mijn reserveringspagina.

Vervolgens klik je op de + om een nieuwe, openbare, reserveringspagina aan te maken.

Je kan nu een nieuw Vergaderingstype aanmaken.

Start met een Titel en Beschrijving toe te voegen.
Vervolgens kan je ervoor kiezen om een Locatie in te vullen:

    • Kies voor een “Teams – vergadering” en laat de locatie leeg.
    • Geef je eigen adres in voor een afspraak bij jou op kantoor.
    • Je kan ook een omschrijving “bij jou op kantoor” of iets anders invullen.

Kies de Duurtijd van de vergadering.

Onder Aangepaste planning kan je jouw beschikbaarheid aanpassen.

Kies de dagen en uren die je beschikbaar wil stellen voor anderen om een afspraak te plannen.

Onder Geavanceerde opties heb je nog volgende opties:
Buffertijd voor en na vergadering: Dit is de tijd voor en na een tijdsblok (reservatie) wat extra geblokkeerd wordt. Deze tijd kan niet gereserveerd worden door iemand anders. Dit is de tijd nodig  tussen afspraken voor een verplaatsing, klaarzetten van de vergaderzaal, …

Begintijd beperken tot: Hiermee stelt u de interval in waarmee een vergadering gestart kan worden. 30-minuten interval betekent dat je een vergadering op het uur of op het half uur kan starten binnen de beschikbare tijdsblokken.

Minimale overlappingstijd: De minimale tijd tussen het plannen van de afspraak en de daadwerkelijke afspraak.

Maximale overlappingstijd: De maximale tijd in de toekomst voor de te plannen afspraak.

Tot slot kan je nog Emailherinneringen instellen die automatisch gestuurd worden voor en na elke meeting.

Je reserveringspagina delen

Je kan verschillende soorten reservaties aanmaken. Bijvoorbeeld een pagina voor een afspraak bij de klant ter plaatse en een korte online meeting via MS Teams. Nadat je alle opties hebt aangemaakt kan je jouw reserveringspagina delen met anderen bv. via een link in je handtekening. 

Delen

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on email
Bekijk alle blogberichten

Meer blogerichten.

Categorieën
Applicaties Blog

De finishing touch: Succesvolle afronding van je digitale project

De finishing touch: Succesvolle afronding van je digitale project

Je bent door de Verkenning, Invul-fase en de Actie-fase gegaan in je digitale bouw- of renovatieproject, en nu is het moment aangebroken om je project te voltooien. Of je nu een nieuw huis hebt gebouwd, je bestaande woning hebt gerenoveerd of uitgebreid met een extra veranda of poolhouse, de afronding is essentieel om van je digitale visie een realiteit te maken. Bij Younify begrijpen we het belang van de laatste details en de puntjes op de i, en we willen je laten zien hoe we je helpen om je digitale huis perfect af te werken.

De Finishing Touch - Het belang van details

In de bouw- of renovatiewereld is de afrondingsfase waar de laatste hand wordt gelegd aan je project. Het schilderwerk wordt afgewerkt, de vloeren worden gelegd, en alle laatste details worden gecontroleerd. Bij Younify is de afronding net zo belangrijk. We zorgen ervoor dat alle softwareapplicaties correct zijn geïntegreerd, dat alle processen soepel verlopen, en dat je personeel goed is getraind om met de nieuwe systemen te werken.

Voor nieuwbouw

Bij een nieuw huis is dit het moment waarop je je interieur afstemt op je persoonlijke smaak. Je kiest de verlichting, de kleuren van de muren, en je richt je huis in. Younify helpt je bij het fine-tunen van je softwareapplicaties, zodat ze perfect passen bij je bedrijfsprocessen. We zorgen ervoor dat alles klaar is voor een vlotte start.

Bij renovatie

Bij renovatie moet je soms de oude structuur verbeteren en aanpassen. Dit is vergelijkbaar met het bijwerken van verouderde processen en systemen. Younify staat aan je zijde om ervoor te zorgen dat alles naadloos werkt na de renovatie. We kijken naar wat al goed was en verbeteren wat beter kan.

Verbetering met uitbreiding

Als je je bestaande woning verbetert door uit te breiden, is de afronding het moment waarop je nieuwe ruimtes in gebruik neemt. Younify helpt je bij het benutten van de nieuwe mogelijkheden die de uitbreiding biedt. We zorgen ervoor dat je bedrijf klaar is om te groeien en te profiteren van de nieuwe functies.

Terugblik op je reis

Als je onze eerdere blogs hebt gevolgd, weet je dat we je reis vanaf het allereerste begin hebben begeleid. Van het eerste gesprek met de architect tot de daadwerkelijke bouw of renovatie van je digitale project, Younify stond aan je zijde. Nu is het tijd om de vruchten van je inspanningen te plukken.

Conclusie

In deze laatste blog uit deze reeks hebben we de afrondingsfase van je digitale bouw- of renovatieproject vergeleken met de laatste details en afwerking in de fysieke wereld. Of je nu een nieuw huis hebt gebouwd, gerenoveerd of uitgebreid, Younify zorgt voor de Finishing Touch. We begrijpen het belang van de details en zorgen ervoor dat alles soepel verloopt.

Reflectie

Voordat we eindigen, nodigen we je uit om even te reflecteren. Heb je de parallellen tussen de bouw- en renovatiewereld en je digitale projecten opgemerkt? Het proces van visie naar realiteit is vergelijkbaar, ongeacht of het gaat om fysieke gebouwen of digitale infrastructuren.

Jouw digitale huis voltooien

Nu je de vier blogs hebt gelezen en je begrijpt hoe Younify je kan helpen bij je digitale transformatie, is het tijd om actie te ondernemen. We nodigen je uit om contact met ons op te nemen voor een vrijblijvend gesprek. Samen kunnen we ervoor zorgen dat je digitale huis perfect wordt afgerond. Laat ons je helpen om je digitale visie werkelijkheid te maken.

 

Bedankt voor het volgen van onze blogreeks, en we hopen je binnenkort te spreken.

 

Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek en laat ons je helpen bij de voltooiing van je digitale visie.

Delen

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on email
Bekijk alle blogberichten

Meer blogerichten.

Categorieën
Applicaties Blog

Bouwen of verbouwen: De Actie-fase in je digitale project

Bouwen of verbouwen: De Actie-fase in je digitale project

Je hebt de plannen gemaakt, de juiste experts ingeschakeld en de fundering gelegd. Nu is het tijd voor de volgende spannende stap in je digitale bouw- of renovatieproject. Of je nu een nieuw huis bouwt, je bestaande woning renoveert of uitbreidt met bijvoorbeeld een extra veranda of poolhouse, de Actie-fase is waar alles tot leven komt. Net zoals bij Younify, waar we je begeleiden bij je digitale transformatie, willen we je meenemen in deze cruciale fase en laten zien hoe we je digitale visie realiteit maken.

De Actie-fase - Het realiseren van je dromen

In de bouw- of renovatiewereld begint de Actie-fase nadat de plannen zijn goedgekeurd en de aannemers aan het werk gaan. Dit is het moment waarop de fundering wordt gegoten, de muren worden opgetrokken en het huis begint vorm te krijgen. Bij Younify begint de Actie-fase nadat de juiste applicaties en partners zijn geselecteerd, en het daadwerkelijke werk aan je digitale project begint.

Voor nieuwbouw

Als je een nieuw huis bouwt, is de Actie-fase vergelijkbaar met het echte bouwproces. De vakmensen gaan aan de slag met het implementeren van de gekozen materialen en technieken. Younify zorgt ervoor dat de geselecteerde softwareapplicaties worden geïmplementeerd en geconfigureerd volgens je wensen en binnen het budget dat je, samen met je architect, hebt bepaald.

Bij renovatie

Bij renovatie kan de Actie-fase complexer zijn. Soms moet je eerst oude structuren afbreken voordat je kunt opbouwen. Younify begrijpt dat je bestaande systemen kunt moeten aanpassen of upgraden om je bedrijfsprocessen te verbeteren, vergelijkbaar met het vervangen van verouderde delen van je huis voordat je verder kunt gaan met de renovatie. Younify is de vertaler – tolk die de vertaalslag van mensentaal naar digitaal.

Verbetering met uitbreiding

Als je je bestaande woning wilt verbeteren door bijvoorbeeld een extra veranda of poolhouse toe te voegen, is de Actie-fase wanneer de uitbreiding daadwerkelijk wordt gebouwd. Younify helpt je bij het implementeren van nieuwe functionaliteiten en het uitbreiden van je digitale omgeving, zodat je bedrijf kan groeien, vergelijkbaar met het toevoegen van nieuwe ruimtes aan je huis.

Data-integratie - Het samenvoegen van je digitale project

Net zoals in een huis de verschillende elementen moeten worden samengevoegd tot een coherent geheel, zo zorgt Younify voor naadloze data-integratie tussen de verschillende applicaties. Zo creëer je een extra virtuele collega die repetitief manueel werk zoals het overtypen van dezelfde gegevens in verschillende systemen voor jou zal uitvoeren.

Conclusie

Of je nu bouwt, renoveert of uitbreidt, Younify staat aan je zijde om ervoor te zorgen dat je digitale visie tot leven komt. Als je onze eerdere blogs hebt gevolgd, weet je dat we je reis vanaf het allereerste begin hebben begeleid.

Lees de laatste blog uit deze reeks: “De Finishing Touch – Succesvolle Afronding van Je Digitale Project” om meer te leren over de laatste stappen in digitale transformatie.

Wat zijn jouw specifieke digitale behoeften in de Actie-fase van je project? Laat het ons weten en ontdek hoe Younify je kan begeleiden bij het realiseren van je digitale droomhuis of renovatieproject.

Delen

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on email
Bekijk alle blogberichten

Meer blogerichten.

Categorieën
Applicaties Blog

Van Idee tot realiteit: De Invul-fase in je digitale bouw- of renovatieproject

Van Idee tot realiteit: De Invul-fase in je digitale bouw- of renovatieproject

Na het eerste gesprek met de architect of begint de opwinding te groeien. Je hebt je visie vastgesteld, en nu is het tijd om deze tot leven te brengen. Of je nu werkt aan het bouwen van een nieuw huis, het renoveren van je bestaande woning, of het uitbreiden met een extra veranda of poolhouse, de volgende stap is cruciaal. Net zoals bij Younify, waar we je begeleiden bij je digitale transformatie, willen we je meenemen in de Invul-fase en laten zien hoe we je droom naar de realiteit brengen.

De Invul-fase - Aannemers en experts

Bij het bouwen van een huis ga je in de Invul-fase op zoek naar aannemers voor specifieke taken. Metselwerk, dakbedekking, loodgieterswerk, elektriciteit; je hebt specialisten nodig voor elk aspect van je huis. Evenzo is de Invul-fase in je digitale bouw- of renovatieproject van cruciaal belang. Dit is het moment waarop Younify op zoek gaat naar de juiste experts en applicaties die passen bij je behoeften en visie.

Voor nieuwbouw

Als je een nieuw huis bouwt, wil je de beste materialen en vakmensen voor elke taak. Younify helpt je bij het selecteren van de beste softwareapplicaties en leveranciers die passen bij je bedrijfsbehoeften. Net zoals je kiest tussen een gemetste kelder of eentje uit beton, overweeg je bijvoorbeeld welk ERP-systeem het beste bij je bedrijf en budget past.

Bij renovatie

Bij renovatie kunnen er unieke uitdagingen zijn. Soms moet je het oude behouden en verbeteren, terwijl je andere delen vervangt. Dit is vergelijkbaar met het upgraden van je bedrijfsprocessen terwijl je bepaalde bestaande systemen behoudt. Younify zoekt naar oplossingen die naadloos integreren met wat je al hebt, zoals een architect rekening houdt met de bestaande structuur van je huis.

Verbetering met uitbreiding

Misschien wil je gewoon je bestaande woning verbeteren door een extra veranda of poolhouse toe te voegen. Younify helpt je bij het vinden van de juiste applicaties en partners om je bestaande digitale omgeving uit te breiden te verbeteren of te innoveren, net zoals je architect en aannemers je helpen bij de uitbreiding van je huis.

Datakwaliteit - Het cement van je digitale project

Net zoals bij elke bouw- of renovatieklus is de kwaliteit van materialen van cruciaal belang. Bij digitale projecten is datamanagement de hoeksteen van succes. Younify werkt met jou aan het waarborgen van de datakwaliteit, vergelijkbaar met de stabiliteitsingenieur die ervoor zorgt dat je huis stevig en duurzaam is.

Conclusie

Of je nu bouwt, renoveert of uitbreidt, Younify helpt je bij het realiseren van je digitale visie. In de volgende blog gaan we dieper in op de Actie-fase, waar we de ‘bouw’ of ‘renovatie’ van je digitale transformatie vervolgen.

Lees het vervolg in: “Bouwen of Verbouwen – De Actie-fase in Je Digitale Project” om meer te leren over de volgende stappen in digitale transformatie.

 

Wat zijn jouw specifieke digitale behoeften? Laat het ons weten en ontdek hoe Younify je kan begeleiden bij het realiseren van je digitale droomhuis of renovatieproject.

Delen

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on email
Bekijk alle blogberichten

Meer blogerichten.

Categorieën
Applicaties Blog

Van bouwplannen tot digitale transformatie: De architect leidt de weg

Van bouwplannen tot digitale transformatie: De architect leidt de weg

Stel je voor dat je voor een enorme taak staat: het bouwen van je droomhuis, of misschien het renoveren van je bestaande woning om deze nog beter te maken. Je weet dat dit een complex project is, en je hebt de expertise van een architect nodig om je visie tot leven te brengen. Dit is waar de reis begint, net zoals bij Younify, waar we je helpen bij je digitale transformatie. Laten we de vergelijking met het bouwen of renoveren van een huis verkennen om te begrijpen hoe Younify je kan begeleiden in elke stap van het proces.

De Verkenning - Het gesprek met de architect

Stel je voor dat je voor de allereerste keer bij een architect binnenstapt. Hij begint met een eenvoudige, maar cruciale vraag: “Wat wil je?” De architect wil niet alleen weten hoeveel slaapkamers je wilt of welke stijl je in gedachten hebt; hij wil begrijpen hoe je je huis wilt ervaren, welke specifieke kenmerken belangrijk voor je zijn en wat je budget is. Dit gesprek markeert het begin van wat Younify ‘De Verkenning’ noemt.

Vergelijkbare stappen bij Younify - Zowel voor nieuwbouw als renovatie

Bij Younify begint onze reis ook met een verkennend gesprek. We willen de wensen en overtuigingen van onze klanten begrijpen, of dat nu betrekking heeft op het bouwen van iets nieuws of het verbeteren van het bestaande. We gaan verder dan dat. We willen ook de huidige staat van je bedrijf begrijpen, hoe je werkt, welke uitdagingen je tegenkomt en waar je mogelijkheden ziet voor verbetering. Waar maak jij het verschil met je concullega’s? Want dat willen we natuurlijk ook beschermen in je nieuwe “woning”. Dit is vergelijkbaar met het uittekenen van de plattegrond van je droomhuis en het beoordelen van de locatie waar je gaat bouwen..

Het Eindrapport - De bouw- of renovatieplannen voor je digitale reis

Na het gesprek met de architect ontvang je een eindrapport of bouw-/renovatieplan. Hierin vind je een samenvatting van je wensen, de voorgestelde aanpak en een budgetindicatie. Younify doet precies hetzelfde. Na de Verkenning-fase stellen we een pragmatisch eindrapport op waarin we de verschillende behoeften van je bedrijf vastleggen, evenals de bedrijfsspecifieke kenmerken die van invloed zijn op je digitale reis. Dit rapport is als de bouw- of renovatieplannen voor je digitale transformatie.

Het Vervolg - Nieuwbouw of renovatie

Vervolgens ga je, onder begeleiding van de architect, naar aannemers voor het metselwerk, dakwerkers, loodgieters, elektriciens, vloerders, enz. In deze fase ga je ook de budgetten opvragen. Dit is vergelijkbaar met wat Younify ‘De Invul-fase’ noemt, waar we op zoek gaan naar de juiste partners en applicaties die aansluiten bij je behoeften en budget, of dat nu betrekking heeft op het bouwen van iets nieuws of het verbeteren van het bestaande. Het is vergelijkbaar met het kiezen tussen laminaat of parket voor je vloer, of bepalen welk type keuken je wilt.

Het belang van datakwaliteit - De stabiliteitsingenieur of de kwaliteit van je renovatie

Net zoals je met een stabiliteitsingenieur praat over de stabiliteit van je huis, praten we met jou over de kwaliteit van je bedrijfsgegevens. De data vormt het fundament van je digitale transformatie, en we willen er zeker van zijn dat deze solide is. Dit is vergelijkbaar met het belang van de kwaliteit van de materialen en vakmanschap bij een renovatie.

Conclusie

Net als bij het bouwen of renoveren van een woning is het gesprek met een architect van cruciaal belang in jouw digitale transformatie. Deze Verkenning is waar je visie begint te vormen, waar je behoeften en wensen worden vastgelegd, en waar je digitale reis van start gaat. Of je nu bouwt of renoveert, Younify is er om je te begeleiden.

Lees het vervolg in: “Van Idee tot Realiteit – De Invul-fase” om meer te leren over de volgende stappen in digitale transformatie.

 

Heeft dit je nieuwsgierig gemaakt? Hoe ziet jouw digitale huis of renovatie eruit? Laat het ons weten en ontdek hoe Younify je kan begeleiden bij het realiseren van je digitale visie.

Delen

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on email
Bekijk alle blogberichten

Meer blogerichten.

Categorieën
Blog

Factuurherkenning: Jouw Weg naar Efficiënte Administratie.

Factuurherkenning: Jouw Weg naar Efficiënte Administratie.

Het verwerken van inkomende facturen, zowel op papier als digitaal, kan een tijdrovende bezigheid zijn voor veel bedrijven. Het openen, controleren en handmatig invoeren van gegevens in het boekhoudsysteem is een repetitief proces dat veel tijd en moeite kost, met het risico op fouten.

Factuurherkenning -
De Sleutel tot Efficiëntie

Gelukkig is er een oplossing die dit probleem kan oplossen: automatische factuurherkenning. Door het toepassen van Optical Character Recognition (OCR) kunnen zowel papieren als digitale facturen automatisch worden verwerkt. OCR maakt het document doorzoekbaar, maar het echte waardevolle zit in het herkennen en interpreteren van cijfer- en letterreeksen.

Twee Efficiënte Factuurherkenningsopties

Layout based herkenning: Deze methode maakt gebruik van templates per leverancier. Hoewel dit efficiënt kan zijn voor een beperkt aantal leveranciers, vereist het wel het aanmaken en onderhouden van aparte templates voor elke leverancier.

Freeform herkenning: Deze intelligente methode doorzoekt het volledige document naar herkenbare cijfer- en letterreeksen en patronen, zonder sjablonen. Het is zelflerend en kan facturen interpreteren zoals een mens dat zou doen, en zelfs kennis delen met andere gebruikers.

Voordelen van automatische factuurherkenning.

Automatische factuurherkenning biedt tal van voordelen voor jouw bedrijf:

  • Bespaar tijd en moeite: Met automatische factuurherkenning hoef je nooit meer facturen handmatig over te typen. De software leest de factuur, interpreteert de belangrijkste informatie en voert deze in je boekhoudsysteem in. Dit bespaart kostbare tijd en vermindert de kans op fouten.
  • Verlaag de Werkdruk: Het verwerken van facturen is een tijdrovende taak die veel administratieve druk met zich meebrengt. Door automatische factuurherkenning te gebruiken, kan je je richten op taken die relevanter en belangrijker zijn voor de organisatie.
  • Vermijd Fouten en Dubbele Betalingen: Fouten bij het handmatig overnemen van gegevens kunnen leiden tot dubbele betalingen of andere financiële fouten. Factuurherkenning minimaliseert deze risico’s en zorgt voor een nauwkeurige gegevensinvoer.
  • Verbeterde Documentbeheer: Papieren facturen kunnen gemakkelijk zoekraken of beschadigd raken. Met automatische factuurherkenning worden alle facturen digitaal opgeslagen en zijn ze snel doorzoekbaar wanneer dat nodig is.
  • Vereenvoudigde goedkeuringsflow: Gedaan met het uitprinten of doormailen van facturen ter goedkeuring. Eenmaal de factuur gedigitaliseerd is kan dit ook met de goedkeuringsflow waardoor iedereen naar hetzelfde document kijkt. De financiële afdeling behoudt het overzicht en de doorlooptijd van het goedkeuringsproces wordt aanzienlijk verkort.
  • Voorkom factuurfraude: Wanneer je een digitale workflow hebt ingericht voor de verwerking van je facturen heb je ook de mogelijkheid om je proces te formaliseren. Wanneer er een afwijking en uitzonderingen optreden word je hier direct van op de hoogte gebracht en kan je je hierop concentreren. De kans op factuurfraude wordt hiermee een stuk kleiner.
  • Betere Cashflowbeheer: Doordat facturen sneller worden verwerkt, kunnen betalingen ook sneller worden afgehandeld. Dit kan leiden tot een verbeterd cashflowbeheer en betere relaties met leveranciers.

Met automatische factuurherkenning kan je je administratieve processen stroomlijnen, tijd besparen en efficiënter werken. De voordelen zijn duidelijk en tastbaar en de technologieën zijn toegankelijk en bereikbaar voor bedrijven van elke omvang.
Het is belangrijk om te blijven innoveren en te profiteren van technologieën die je bedrijf kunnen verbeteren.

Wil je meer weten over automatische factuurherkenning en hoe het jouw bedrijf kan helpen? Neem contact op met Younify, jouw partner in digitale transformatie en onafhankelijk advies voor KMO’s. We helpen je graag om jouw bedrijfsprocessen te optimaliseren en efficiënter te werken in het digitale tijdperk.

Delen

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on email
Bekijk alle blogberichten

Meer blogerichten.

Categorieën
Blog

Finland Europees kampioen. België eruit in de voorrondes.

Index van de digitale economie en maatschappij (DESI), ranglijst 2022
Index van de digitale economie en maatschappij (DESI), ranglijst 2022

Finland Europees kampioen. België eruit in de voorrondes.

Als er een Europees kampioenschap voor digitalisering zou bestaan, zou Finland de strijd winnen in een spannende finale tegen Denemarken. Helaas zou België teleurstellend als 16e eindigen en al in de voorrondes worden uitgeschakeld. Dit valt te lezen in het DESI-rapport (Index van de digitale economie en maatschappij 2022) van de Europese Unie.

De relatieve groei van België op het gebied van digitalisering ligt onder het EU-gemiddelde. Hiermee wijkt België af van de algemene trend in de EU. Een van de voornaamste redenen hiervoor is de achterstand op het gebied van de uitrol van glasvezel. We lopen maar liefst 40% achter op het Europees gemiddelde en staan daarmee op een troosteloze laatste plaats.

Maar er zijn ook positieve elementen over België te vinden in het rapport. Zo staan we op de 6e plaats wat betreft de integratie van digitale toepassingen en het gebruik van cloudapplicaties bij kleine en middelgrote organisaties. Het is dus zaak ervoor te zorgen dat je als KMO de digitale trein niet mist en blijft investeren in verdere digitalisatie. IT en digitalisatie moeten vandaag de dag een prominente plaats krijgen op de strategische agenda van je organisatie.

Index van de digitale economie en maatschappij (DESI), ranglijst 2022

Van start-up tot grote organisatie.

De behoeften van een kleine start-up verschillen natuurlijk van die van een grote organisatie. Toch is efficiëntie een centraal thema dat overal van toepassing is. Veel KMO-bedrijfsleiders worstelen met dezelfde uitdagingen:

Objectief advies bij het maken van de juiste keuze:

Het kiezen van een nieuwe applicatie is geen beslissing die je overhaast neemt. De keuze heeft een grote impact op de organisatie en je medewerkers. Leveranciers van softwarepakketten beloven vaak dat ze de juiste keuze zijn voor je organisatie, al dan niet met wat bijkomende configuratie of maatwerk. Maar is dat wel zo? Is er over alles nagedacht? Wil je nog groeien als organisatie? Denk je eraan om nog andere activiteiten op te starten of een overname te doen? Het is belangrijk om het juiste objectieve advies te krijgen en verder te kijken dan de huidige situatie.

In-house expertise bij implementatie én optimalisatie:

Vandaag de dag spreken we niet meer over één applicatie voor de volledige organisatie. Vandaag kijken we naar een applicatielandschap met een “best of breed” aanpak. Hierbij kiezen we de beste en meest geschikte softwareoplossingen voor ieder toepassingsgebied. Dit betekent dat het vereiste kennisniveau van de mensen die deze applicaties moeten implementeren, beheren en optimaliseren evenredig toeneemt. De tijd dat IT werd overgelaten aan de collega die handigst is met computers, is voorbij. Het tekort aan IT-Professionals wordt ieder jaar groter. Daarbij stelt zich de vraag of je deze profielen voldoende perspectief en uitdagingen kan blijven bieden als KMO? Het is dus waarschijnlijk dat je deze expertise extern moet inhuren.

Een klankbord voor voortdurende innovatie:

Stilstaan is achteruitgaan, zeker op het gebied van digitalisering. De snelheid waarmee nieuwe ontwikkelingen en innovaties vandaag de dag op ons afkomen, maakt het belangrijk om bij te blijven. Dit kan betekenen dat er een nieuwe versie van een bestaande applicatie met nieuwe of verbeterde mogelijkheden uitkomt. Daarnaast bieden nieuwe technologieën vaak nieuwe mogelijkheden om efficiënter te werken. Het is essentieel om de juiste keuzes te maken in al deze innovaties, ze te implementeren en te optimaliseren.

Infographic die de tijd, nodig om 1 miljoen gebruikers te bekomen, toont.
Infographic die de tijd, nodig om 50 miljoen gebruikers te bekomen, toont.
Infographic die de tijd, nodig om 100 miljoen gebruikers te bekomen, toon.

Kenniscentrum voor al uw digitale uitdagingen.

Younify helpt zowel kleine en startende KMO’s als grote KMO’s om een antwoord te bieden op al deze uitdagingen. Met tal van tevreden klanten en een team van experts durven we te stellen dat Younify hét kenniscentrum is voor al uw digitale uitdagingen. We bieden objectief advies bij het maken van de juiste keuze voor uw applicatieportfolio via onze eigen methodiek. Onze experten hebben elk hun eigen expertise en ervaring met verschillende applicaties, sectoren en organisatiegroottes. We vullen de interne resources aan gedurende de looptijd van je project en blijven beschikbaar voor overleg, zodat IT en digitalisatie een permanente plaats krijgen op de strategische agenda van je organisatie.

Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe Younify u kan helpen bij uw digitale transformatie.

Delen

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on email
Bekijk alle blogberichten

Meer blogerichten.

Made with 💜 by Yungo
Facebook-f Linkedin-in
Let's connect
Facebook-wite LinkedIn-white
Let's connect