Handmatige verwerking van periodiek terugkerende documenten kan zeer tijdrovend zijn. Het digitaliseren van deze documentstromen kan aanzienlijke kostenbesparingen opleveren en voorkomt fouten die ontstaan bij het handmatig invoeren van gegevens in de systemen van je organisatie.
Het meest gebruikte documenttype is de automatisch gegenereerde PDF die via e-mail wordt ontvangen. Dit type PDF is over het algemeen zeer betrouwbaar vanwege de consistente opmaak, waardoor het gemakkelijk leesbaar is en dus zeer geschikt voor digitale verwerking. Een andere bekende versie is de PDF die ontstaat uit een gescand document dat wordt doorgestuurd. De kwaliteit van dit document is leesbaar voor mensen, maar kan voor systemen veel uitdagender zijn. Je bent afhankelijk van de kwaliteit van het originele document en de gebruikte scanner. Veelvoorkomende problemen zijn scheve of gedraaide pagina’s en de leesbaarheid van de tekst.
Excel-sheets (of afdrukken daarvan) worden vaak gebruikt als output om extern te delen. Naast de gebruikte opmaak zijn Excel-sheets relatief gemakkelijk te verwerken, mits ze in een bruikbare structuur zijn opgebouwd.
Andere types documenten hebben een JSON- of XML-formaat. Omdat dit type voorbereid is op geautomatiseerde verwerking zijn ze eenvoudig leesbaar voor systemen maar minder leesbaar voor ons als mens. Ze worden vaak automatisch gegenereerd door een systeem en naast de PDF verstuurd, bijvoorbeeld bij facturen.
Al deze verschillende soorten documenten zijn gemakkelijk te gebruiken voor de verzender van het bestand, maar aan de ontvangende kant vaak niet, omdat dit handmatige verwerking in de systemen van de ontvanger betekent.
Tools die automatisch gegenereerde PDF-documenten kunnen verwerken
Met een eenvoudige conversie van PDF naar XML worden de bestanden beschikbaar voor verdere geautomatiseerde verwerking. De betekenis van de datacomponenten wordt per verzender in een sjabloon als XML-uitvoer gedefinieerd.
Tools die gescande documenten verwerken.
AI-gedreven tools kunnen een profiel opstellen per type document (verkooporder, factuur, picklijst, enz.). Dit profiel is gebaseerd op bulkinput om de AI te helpen hun kennisbasis op te bouwen voor de vereiste data-elementen en hun betekenis. Deze oplossing kan ook worden gebruikt op de PDF-bestanden in de eerste categorie, maar de verwerkingskosten per document zullen relatief hoog zijn in vergelijking met de tools die in de eerste categorie worden genoemd.
Het selecteren van de juiste tool gebeurt het beste op basis van het volume per documenttype en de (eenmalige) tijd die de tool nodig heeft om het sjabloon te maken.
Verwerking van automatisch gegenereerde PDF
€ 0,20 per document*
Verwerking van gescande PDF’s
€ 0,5 – € 1,00 per document*
* Indicatieve prijzen. De werkelijke prijs hangt af van tool, volume, etc…
Hoe groter het volume van documenten, hoe lager de prijs per document zal zijn. De beste vergelijking krijgen we wanneer we deze kost per pagina vergelijken met de handmatige verwerking van deze documenten.
Rekenvoorbeeld
Ter illustratie hebben we een rekenvoorbeeld uitgewerkt. De bedragen zijn indicatief en kunnen in de realiteit afwijken.
Wanneer een administratief bediende 250 documenten per maand verwerkt aan gemiddeld 5min per document, neemt dit ongeveer 20u per maand in beslag. Wanneer we een uurtarief van € 20 per uur hanteren* dan kost de verwerking van deze documenten +/- € 400 per maand.
Het verwerken van 250 automatisch gegenereerde PDF documenten aan € 0,20 per document heeft een kost van € 50.
Het verwerken van 250 gescande PDF documenten aan € 0,5 per document heeft een kost van € 125.
Afhankelijk van het type document wat er verwerkt moet worden kan je tussen de € 275 en € 350 per maand uitsparen. Zelfs al zou er nog een manuele interventie op 50% van de documenten nodig zijn blijft de automatische verwerking een interessante piste om te bekijken.
* Bron: https://www.jobat.be/nl/art/hoeveel-verdient-een-administratieve-job
De werkelijke tijdsbesparingen kunnen worden gerealiseerd wanneer zoveel mogelijk inkomende documenten herkend, geconverteerd, al dan niet verrijkt, en verwerkt kunnen worden in de (ERP) applicatie zonder menselijke tussenkomst.
De stappen in het proces zijn:
* Verrijking:
Met verrijking bedoelen we dat de informatie die uit het geconverteerde resultaat kan worden aangevuld met extra informatie uit andere systemen. Denk hier bv. aan een artikelnummer/omschrijving die de klant hanteert vanuit zijn eigen systemen verrijkt wordt met het interne artikelnummer/omschrijving of het interne klantnummer van de klant etc…
Ons platform SoftwareConnetor (powered by Dovetail) laat het toe om meerdere systemen te koppelen én informatie uit te lezen uit deze systemen waardoor we al deze data kunnen gebruiken voor de verrijking van de informatie die we uit de geconverteerde documenten terugkrijgen.
** Mappen:
Met mappen bedoelen we het koppelen van de informatie van het geconverteerde document (klantnaam, artikelnummer, …) met de velden in de (ERP) applicatie. Zo kan de informatie uit het geconverteerde document rechtstreeks en automatisch ingegeven worden in de (ERP) applicatie zonder menselijke tussenkomst.
In dit voorbeeld wordt de PDF via mail ingeladen maar dit kan ook via een FTP server of andere bron gebeuren.
Het proces is zeer vergelijkbaar met de automatisch gegenereerde PDF. Het verschil zit hem in de tools die je nodig hebt om de PDF te converteren naar een “leesbare” tekst voor de computer.
Door bestaande en bewezen technologie slim in te zetten op de werkvloer kan je heel wat manuele processen automatiseren. Zo bespaar je niet enkel op geld maar creëer je vooral tijd & ruimte bij je (administratieve) medewerkers. In een tijd waar de War for Talent harder woedt dan ooit te voren kan slimme automatisering een stuk van de oplossing zijn.
Neem dan gerust contact met ons op!
Tel: +32 (0)89 821 203
E-mail: info@younify.be
Delen
