Het beheren van een drukke en snel veranderende agenda kan een uitdaging zijn. Microsoft Bookings biedt een oplossing door anderen in staat te stellen om zelfstandig een afspraak in te plannen tijdens de vrije momenten die jij hebt vastgesteld. Zo behoud je de controle en optimaliseer je je tijd.
Ken je het scenario waar een klant vraagt om enkele data door te geven om een afspraak in te plannen? Je gaat op zoek naar vrije momenten in je agenda, geeft ze door en na enkele dagen stelt de klant net dat moment voor wat ondertussen alweer ingenomen is. Herkenbaar? Dan is Microsoft Bookings een oplossing voor jou!
Met Microsoft Bookings stel je jouw agenda open aan derden om een afspraak in te plannen op de vrije momenten die jij bepaald. Benieuwd hoe je dit doet? Lees dan verder.
Van start met Microsoft Bookings
- Office 365: A3, A5, E1, E3, E5, F1, F3
- Microsoft 365: A3, A5, E3, E5, F1, F3, Business Basic, Business Standard, Business Premium
Vervolgens klik je op de + om een nieuwe, openbare, reserveringspagina aan te maken.
Je kan nu een nieuw Vergaderingstype aanmaken.
Start met een Titel en Beschrijving toe te voegen.
Vervolgens kan je ervoor kiezen om een Locatie in te vullen:
- Kies voor een “Teams – vergadering” en laat de locatie leeg.
- Geef je eigen adres in voor een afspraak bij jou op kantoor.
- Je kan ook een omschrijving “bij jou op kantoor” of iets anders invullen.
Kies de Duurtijd van de vergadering.
Onder Aangepaste planning kan je jouw beschikbaarheid aanpassen.
Kies de dagen en uren die je beschikbaar wil stellen voor anderen om een afspraak te plannen.
Onder Geavanceerde opties heb je nog volgende opties:
Buffertijd voor en na vergadering: Dit is de tijd voor en na een tijdsblok (reservatie) wat extra geblokkeerd wordt. Deze tijd kan niet gereserveerd worden door iemand anders. Dit is de tijd nodig tussen afspraken voor een verplaatsing, klaarzetten van de vergaderzaal, …
Begintijd beperken tot: Hiermee stelt u de interval in waarmee een vergadering gestart kan worden. 30-minuten interval betekent dat je een vergadering op het uur of op het half uur kan starten binnen de beschikbare tijdsblokken.
Minimale overlappingstijd: De minimale tijd tussen het plannen van de afspraak en de daadwerkelijke afspraak.
Maximale overlappingstijd: De maximale tijd in de toekomst voor de te plannen afspraak.
Tot slot kan je nog Emailherinneringen instellen die automatisch gestuurd worden voor en na elke meeting.
Je reserveringspagina delen
Je kan verschillende soorten reservaties aanmaken. Bijvoorbeeld een pagina voor een afspraak bij de klant ter plaatse en een korte online meeting via MS Teams. Nadat je alle opties hebt aangemaakt kan je jouw reserveringspagina delen met anderen bv. via een link in je handtekening.
Delen
Meer blogerichten.
