Het verwerken van inkomende facturen, zowel op papier als digitaal, kan een tijdrovende bezigheid zijn voor veel bedrijven. Het openen, controleren en handmatig invoeren van gegevens in het boekhoudsysteem is een repetitief proces dat veel tijd en moeite kost, met het risico op fouten.
Factuurherkenning -
De Sleutel tot Efficiëntie
Gelukkig is er een oplossing die dit probleem kan oplossen: automatische factuurherkenning. Door het toepassen van Optical Character Recognition (OCR) kunnen zowel papieren als digitale facturen automatisch worden verwerkt. OCR maakt het document doorzoekbaar, maar het echte waardevolle zit in het herkennen en interpreteren van cijfer- en letterreeksen.
Twee Efficiënte Factuurherkenningsopties
Layout based herkenning: Deze methode maakt gebruik van templates per leverancier. Hoewel dit efficiënt kan zijn voor een beperkt aantal leveranciers, vereist het wel het aanmaken en onderhouden van aparte templates voor elke leverancier.
Freeform herkenning: Deze intelligente methode doorzoekt het volledige document naar herkenbare cijfer- en letterreeksen en patronen, zonder sjablonen. Het is zelflerend en kan facturen interpreteren zoals een mens dat zou doen, en zelfs kennis delen met andere gebruikers.
Voordelen van automatische factuurherkenning.
Automatische factuurherkenning biedt tal van voordelen voor jouw bedrijf:
- Bespaar tijd en moeite: Met automatische factuurherkenning hoef je nooit meer facturen handmatig over te typen. De software leest de factuur, interpreteert de belangrijkste informatie en voert deze in je boekhoudsysteem in. Dit bespaart kostbare tijd en vermindert de kans op fouten.
- Verlaag de Werkdruk: Het verwerken van facturen is een tijdrovende taak die veel administratieve druk met zich meebrengt. Door automatische factuurherkenning te gebruiken, kan je je richten op taken die relevanter en belangrijker zijn voor de organisatie.
- Vermijd Fouten en Dubbele Betalingen: Fouten bij het handmatig overnemen van gegevens kunnen leiden tot dubbele betalingen of andere financiële fouten. Factuurherkenning minimaliseert deze risico’s en zorgt voor een nauwkeurige gegevensinvoer.
- Verbeterde Documentbeheer: Papieren facturen kunnen gemakkelijk zoekraken of beschadigd raken. Met automatische factuurherkenning worden alle facturen digitaal opgeslagen en zijn ze snel doorzoekbaar wanneer dat nodig is.
- Vereenvoudigde goedkeuringsflow: Gedaan met het uitprinten of doormailen van facturen ter goedkeuring. Eenmaal de factuur gedigitaliseerd is kan dit ook met de goedkeuringsflow waardoor iedereen naar hetzelfde document kijkt. De financiële afdeling behoudt het overzicht en de doorlooptijd van het goedkeuringsproces wordt aanzienlijk verkort.
- Voorkom factuurfraude: Wanneer je een digitale workflow hebt ingericht voor de verwerking van je facturen heb je ook de mogelijkheid om je proces te formaliseren. Wanneer er een afwijking en uitzonderingen optreden word je hier direct van op de hoogte gebracht en kan je je hierop concentreren. De kans op factuurfraude wordt hiermee een stuk kleiner.
- Betere Cashflowbeheer: Doordat facturen sneller worden verwerkt, kunnen betalingen ook sneller worden afgehandeld. Dit kan leiden tot een verbeterd cashflowbeheer en betere relaties met leveranciers.
Met automatische factuurherkenning kan je je administratieve processen stroomlijnen, tijd besparen en efficiënter werken. De voordelen zijn duidelijk en tastbaar en de technologieën zijn toegankelijk en bereikbaar voor bedrijven van elke omvang.
Het is belangrijk om te blijven innoveren en te profiteren van technologieën die je bedrijf kunnen verbeteren.
Wil je meer weten over automatische factuurherkenning en hoe het jouw bedrijf kan helpen? Neem contact op met Younify, jouw partner in digitale transformatie en onafhankelijk advies voor KMO’s. We helpen je graag om jouw bedrijfsprocessen te optimaliseren en efficiënter te werken in het digitale tijdperk.
Delen
Meer blogerichten.
